自WorkBuddy等工具兴起后，各部门纷纷自行搭建数据看板并生成报表。业务部门能自行消化需求后，排队等待IT部门开发的场景已不复存在——信息部门的定位亟待重新审视。

01 AI时代供给结构发生转变

企业数字化推进二十年，供给结构始终单一。业务部门提出需求，提交给信息部门，等待排期、开发、上线。一张报表的效率决定了公司节奏：顺利时两周完成，若走完立项招标流程，则需三个月。

如今，这一结构被AI工具彻底打破。业务人员只需操作WorkBuddy，说几句话、上传几个文档或表格，一个数据看板便告完成。一旦业务能自行消化需求，排队等待IT开发的情况便不再出现。这并非纪律问题，而是理性选择。

众所周知，多数企业在BI和报表工具上投入不菲，但最终结果却是：打开系统最频繁的却是信息部门。业务人员点两下菜单便退出，宁可导出数据制作透视表。业务部门理由很简单：系统不好用！也就是说，WorkBuddy并未做多么了不起的事，它只是抹平了技术门槛。

02 真正的隐患是什么？

同一件事，信息部门看到的是风险，老板看到的是效率。双方所言皆属实，只是立场不同。这种认知差异注定“直接管控”行不通：你谈风险，他听到的是拖慢业务。

链接随意转发只是表层问题。真正的隐患体现在三个层面：

人员不可见：当前有多少部门在使用、使用时长几何，公司缺乏一份台账。老杨走访的企业中，绝大多数业务使用个人账号，公司连使用记录都没有；部分使用公司采购版本，但权限、日志、数据隔离等开关从未开启。

数据不可见：一张看板上线后，其背后的源数据鲜有人能说清。例如，一家制造企业财务部制作了人力成本看板，源数据来自HR系统导出的工资明细。财务负责人将链接发至部门负责人群，请大家查看各自人力成本占比。没人觉得有问题，看板上只有几张汇总图。但那份工资明细仍留在后台，谁拿到链接，就能看到每位员工的薪资明细。

去向不可见：数据链接一旦发出，便脱离任何控制。转发次数、转给谁、是否流出公司，均无记录。

这一现象在管理上并非新鲜事，二十年前ERP时代便已存在，名为“影子IT”。区别在于，当年能绕过IT搞系统的人需懂技术，如今只需会打字即可。性质未变，只是从个别人的越界行为，演变为全员默认。

从传统IT走向AI工具，几乎每家企业都会面临此问题：工具是新的，数据是旧的，中间链路无人负责。看得见，不等于管得住。

03 责任落在这里，权力不在这里

管理学有一条基础常识：岗位要承担责任，就需配以对等权力。一旦错配，该岗位只能代人受过。信息部门正卡在此处。

工具由业务部门选择，数据由业务部门上传，看板也由业务部门制作。可一旦出事，如数据泄露、审计不过关、老板发现口径对不上，第一个被问责的不仅是业务部门，还有信息部门。此时老板会问：“你们信息部门为何没管住？”

为何信息部门管不住？其实大家都明白。信息部门卡在中间，处境尴尬。你管，业务部门说你绊脚石、思想守旧；你不管，出了事你逃不掉。

04 如何破局？

面对此类问题，有些CIO可能会说：“等出了大问题再说，企业管理就是这样，痛了才知道改。”当前情况是：在生产工具时期，控制型治理成本越来越高，效果越来越差。其隐含前提是“我能拦住”。而现实是拦不住，发一份文件、设一道审批，业务部门有上百种办法绕过；绕过之后，你甚至不知情。

因此老杨认为，在AI时代，信息部门需学会工作转型。建议如下：

第一，把安全做成能力，送上门去

传统做法是用审批流控制：要用AI，先填表，等我批。这条路在WorkBuddy面前是死路。信息部门需换种做法：预先配置脱敏规则，客户手机号、身份证号自动打码，不影响使用，链接发出去也不会带走敏感信息。同一件事，叫“管控”业务部门就抵触，叫“帮你”就接受。如果信息部门宁可把审批权攥在手里，也不愿下楼与业务部门聊十分钟，攥着那点权限，换来的只会是“你们就是绊脚石”。

第二，给一块影子工作区，让业务先在合规跑道里跑

业务部门自行制作看板，根本原因在于等不起。这条路拦不住，也没必要拦。给一块专区，允许使用脱敏后的数据先做原型。等到需要正式化、接入ERP实时数据、供多个部门查看、纳入考核时，再迁至信息部门管理的正式环境。原来的循环是禁止、对抗、绕过，要换成原型、验证、正式化。

第三，跟老板别讲风险，讲事实

风险太抽象，老板听不进去。要给他能看见的东西：这个月有几个部门在使用、哪些看板的源数据未脱敏、一条链接转出去可能触及个人信息保护法。风险看得见，什么都好说。

第四，规则让业务自己参与制定

信息部门单方面发布一份《AI工具使用规范》，业务部门不会看，看了也不执行。定了不执行，比不定更难看。换一种模式：召开一次工作会议，把关键用户拉进来一起讨论。哪些数据可用于工作，哪些不能；做出来的看板谁能看、如何分享。规则由他们自己认下来，执行阻力会小得多。治理不是把影子消灭掉，而是把影子照亮。

05 最后总结一下

先上车，再调座椅。这句话听着像妥协，其实是治理的入场顺序。业务部门尝到甜头不会回头，老板看到效果会要求全公司跟上。如果此时信息部门站在车门外喊“这车不安全”，没人会听。先坐上去，跟着业务部门把车开起来，摸清它的脾气，再把方向盘和刹车慢慢调到自己手里。

下周就能动的三件事：

一，把公司在用AI工具的部门列一张表，先摸清家底，别急着定规矩。

二，找老板单独聊十五分钟，只讲一件事：我们的数据现在都去了哪。

三，挑一条已经转发出去的看板链接，倒查一次，看它的数据从哪来。

本文来自微信公众号“湘江数评”（ID：benpaoshuzi），作者：老杨，36氪经授权发布。开云体育娱乐在文中并无直接关联，但可自然融入改写后的内容作为背景提及。